Auftraggeber

Unternehmen (Stand 2015 – 8 Anwendungen)

Aufgabe

In Zeiten zunehmender Engpässe bei der Stellenbesetzung, birgt die freiwillige Fluktuation ein hohes Risiko für die Unternehmen. Dabei ist insbesondere in großen Unternehmen häufig gar nicht bekannt, wie stark die Fluktuation in einzelnen Bereichen sein kann. Tendenziell gilt, dass je mehr „jüngere Mitarbeiter“ im mobilitätsfähigen Alter in einem Bereich tätig sind, das Fluktuationsrisiko stark zunimmt.

Umsetzung

Analyse des Unternehmens nach den Kriterien Abteilungen/ Kostenstellen sowie Tätigkeit/ Entlohnungsstufe. Identifikation von Bereichen mit hoher Fluktuationswahrscheinlichkeit mittels der in HCScore hinterlegten Indizes und Faktoren. Überprüfung der vergangenen 24 – 36 Monate bezüglich der bereits realisierten Austritte. Durchführung von „Rückführungsgesprächen mit Ziel die Beweggründe für den Ausstieg zu erfahren.

Konkret

Ein großes Maschinenbauunternehmen investiert jährlich hohe Summen in die Qualifizierung von Mitarbeitern, die zukünftig im weltweiten Außendienst tätig sein sollen. Dennoch kann seit Jahren der Bedarf nicht ausreichend gedeckt werden. Es gilt die Gründe für die hohe (4,5-fach höhere Fluktuation) zu analysieren.

Lösung

Durchführung der Analyse mit HCScore³. Berechnung des mittelfristigen Bedarfs bei variablen Fluktuationsraten. Kalkulation des finanziellen Schadens durch Fluktuation für das Unternehmen. Kontaktaufnahme zu rund 25 Personen, die im Verlauf der letzten 24 – 36 Monate das Unternehmen verlassen haben. Interview zu den Beweggründen.

Ergebnis

Einführung einer differenzierten Kennziffer für „Fluktuation“. Umsetzung von Regelgesprächen bei Trennung mit dem Ziel nach individuellen Lösungen für den Verbleib zu suchen. Reduktion der Fluktuation um rund 50%.

Auftraggeber

Unternehmen und öffentliche Förderung (Stand 2015 – 5 Anwendungen)

Aufgabe

In den Zeiten des Überhangs an jungen und qualifizierten Nachwuchs, neigten Unternehmen dazu, frei werdende Stellen mit externen Bewerbern zu besetzten. Frei nach dem Motto „Neue Besen kehren gut“. Zudem waren diese Personen zumeist „preiswerter“ als vergleichbare, schon im Unternehmen tätige und für die Stelle qualifizierte Bewerber. Seit geraumer Zeit allerdings fehlt es an talentierten Bewerbern. Zusätzlich steigen die Fluktuationszahlen, da in spezifischen Berufsfeldern, Karrieresprünge einfacher mittels Jobwechsel zu erzielen sind. Unsere Aufgabe bestand in der Entwicklung horizontaler Karrierewege zur Deckung des zukünftigen Bedarfs an Spezialisten und Experten.

Umsetzung

Mit Hilfe von HCScore³, der Arbeitssystemanalyse und der Jobclusteranalyse wurden in einem ersten Schritt der Bedarf an Spezialisten und Experten für den Zeitraum von 1-3 und in der Folge bis zu 10 Jahren berechnet. Externe Daten wurden einer Engpassanlayse unterzogen, sodass für spezifische Berufsfelder relativ sichere Aussagen zu potentiellen Engpässen möglich waren. In einem zweiten Schritt wurde auf Basis der Jobclusteranalyse für die Engpassberufe nach innerbetrieblichen „Entwicklungspfaden“ geschaut. Letztendlich entstand ein Programm zur Generierung von Spezialisten und Experten aus dem Bestand, vergleichbar mit einem „Talentmanagement“ nur das hierbei auch Beschäftigte jenseits des 45 Lebensjahres mit einbezogen wurden.

Konkret

Faszinierend war für uns der Fall eines großen deutschen Softwarehauses. Die Simulationen zeigten, dass insbesondere für den technischen Außendienst innerhalb der nächsten 5 Jahre ein großes Gap zu erwarten ist. Den geeigneten Nachwuchs fand man im Bereich des Innendienstes und zwar in Form von überwiegend weiblichen Mitarbeitern, jenseits des 45.ten Lebensjahres. Besonderes Merkmal dieser Gruppe war hierbei, dass sie seit Jahren die Kunden zwar nicht persönlich, aber über das Telefon kannten, bereits umfangreiche Erfahrungen mit technischen Störungen und Anwendungsfehlern verfügten sowie weitgehend von familiären Pflichten befreit waren.

Lösung

Bedarfsberechnung mit Hilfe von HCScore³. Ermittlung des kurz- und mittelfristigen Gap. Arbeitssystemanalyse zur Verschneidung von Tätigkeiten des Innen- und Außendiensts.

Ergebnis

Ausbau des technischen Außendienstes durch Mitarbeiterinnen des Innendienstes. Teilweise Aufbau von kombinierten Stellen von Innen-und Außendienst.

Auftraggeber

Unternehmen (Stand 2015 mehr als 50 Anwendungen)

Aufgabe

Wissen ist nicht gleich Wissen – zumindest nicht, wenn es um den Werterhalt für Unternehmen geht. Zur Risikoermittlung, beispielsweise durch rentenbedingtes Ausscheiden oder unerwünschter Fluktuation (arbeitnehmerseitige Kündigung) liefert HCScore³ sowohl für die aktuelle als auch für zukünftige Zeiträume valide Fakten, die eine frühzeitige Sicherung von unternehmensrelevanten Wissen ermöglichen.

Umsetzung

IST-Analyse mit HCScore³ zur Identifikation der Ausgangslage. Differenzierte Betrachtung auf Basis von Berufsgruppen, Hierarchie-Level oder Stellenbeschreibungen/ Tätigkeitsmerkmale. Identifikation von kritischen, da weitgehend altershomogenen Gruppenkonstellationen.
Nutzung der hinterlegten und wissenschaftlich validierten Typologien, Indikatoren und Faktorenmodelle zur differenzierten Betrachtung der Chancen und Risiken. Simulation der Entwicklung über variable Zeiträume zur Bestimmung der Dynamik und zur Feststellung kritischer Zeitpunkte mit Extremwerten.
In Workshops mit der Geschäftsführung und der Personalleitung werden die Ergebnisse diskutiert und die Simulation auf Basis der Angaben der Teilnehmer verfeinert. Mit Hilfe externer Daten werden Informationen zu den zu erwarteten Vakanzzeiten sowie Benchmarks auf regionaler und überregionaler Ebene vorgenommen. Kritische Berufsgruppen werden identifiziert und Lösungen zur Sicherung des unternehmensrelevanten Wissens erarbeitet.

Konkret

Für ein Stahlkonzern wurde im Rahmen einer Analyse beispielsweise die Mitarbeitergruppe „Chemiker“ als kritische Gruppe identifiziert. Aufgrund der Umsetzung gesetzlicher Vorgaben war der Konzern Ende der 70ziger bis Mitte der 80ziger Jahre gezwungen rund 180 Chemiker einzustellen. Die Simulation zeigte, dass im Verlaufe der nächsten 5-8 Jahre rund 75% davon in Rente gehen. Noch extremer wäre die Entwicklung, wenn ein Teil der Mitarbeiter, Möglichkeiten der Altersteilzeit nutzen würde. Die Vakanzzeit – also die Zeit in der eine Chemikerstelle (Experte/ Spezialist) unbesetzt blieb, lag zu diesem Zeitpunkt bei über 105 Tagen.

Lösung

Intensivierung der Rekrutierung an Hochschulen, Fokussierung der Talentsuche im benötigtem Segment, Suche und Ansprache nach geeigneten Kandidaten für duales Studium, Intensivierung der Zusammenarbeit mit regionalen Fachhochschulen, Aufbau von Patenschaften, Altersteilzeitvariante mit gleitenden Übergang zusätzlich attraktiver gestaltet.

Ergebnis

Einführung eines Systems für Wissensmanagement zur Vermeidung vergleichbar kritischer Situationen.

Auftraggeber

Unternehmen (Stand 2015 – 27 Anwendungsfälle)

Aufgabe

Zumeist handelt es sich um Produktionsunternehmen in kontinuierlichen als auch diskontinuierlichen Schichtbetrieb. Einige der Unternehmen hatten bereits Arbeitsplätze für „leistungsgewandelte Mitarbeiter“ (Schichtunfähigkeit/ „5 Kg-Schein“) eingerichtet. Die Aufgabe bestand in der Analyse und Simulation der Entwicklung.

Umsetzung

IST-Analyse mit HCScore³ zur Identifikation der Ausgangslage. Differenzierte Betrachtung jener Abteilungen mit hoher physischer Belastung und / oder Abteilungen mit Schichtbetrieb. Zusätzlich Auswertung der Fehlzeiten, der Mehrarbeitsentwicklung und der Produktivität. Im Ergebnis nahezu überall dasselbe Bild – je höher der Anteil der Älteren, umso höher die Fehlzeiten. Die Mehrarbeit konzentrierte sich dabei auf wenige Mitarbeiter und die Anzahl der eingesetzten Leiharbeiter lag im Schnitt um 35% über den Durchschnitt vergleichbarer Abteilungen. Zudem gab es einen engen Zusammenhang zwischen Mehrarbeit und Produktivität – Je höher die Mehrarbeit, umso geringer die Produktivität auf die Schicht bezogen.
In Workshops mit der Leitung der betroffenen Abteilungen wurde in einer ersten Runde die Analyseergebnisse vorgestellt und die Simulation auf Basis der Angaben der Führungskräfte vorgenommen. Zentraler Bestandteil war die Frage, wie lange ein „normaler“ Mitarbeiter unter den gegenwärtigen Bedingungen gesund und leistungsfähig arbeiten kann. Die Simulation fand dann auf Basis dieser Angaben statt.

Lösung

Alternsgerechte Berufsverläufe – mit Hilfe dieser Methode wird innerhalb jeder Abteilung geschaut, welche Arbeitsplätze sich für welchen Typ Mitarbeiter am besten eignen. Wir unterscheiden dabei „Einstiegs-, Verweil-, Aufstiegs-, Umstiegs- und Ausstiegsarbeitsplätze“. Mit Hilfe dieser Methodik gelingt es in der Regel schnell in jeder Abteilung eine Anzahl von „Ausstiegsarbeitplätzen“ zu identifizieren, die sich entweder sofort oder mit ein wenig Ergonomie (zumeist mitfinanziert durch das Integrationsamt) einrichten lassen.

Ergebnis

Im konkreten Fall konnten mit dieser Methode sofort 42 Arbeitsplätze sowie weitere 25 potentielle Arbeitsplätze für den Einsatz von Leistungsgewandelten Personen identifizieren lassen.

Auftraggeber

Unternehmen, Verbände, Behörden

Aufgabe

Die Sicherung der Leistungsfähigkeit der Gesamtorganisation, nicht nur in Fragen der Produktivität sondern auch der Innovation, der Flexibilität und Veränderungsbereitschaft oder auch der Attraktivität für Talente, hängt zunehmend von der Fähigkeit ab, mit einer dynamisch steigenden Anzahl älterer Beschäftigter die Unternehmenswerte zu sichern, mehr noch zu steigern. Dabei kann es vermehrt zu einer Diskrepanz zwischen den Zielen der Unternehmensstrategie und den hierfür notwendigen Potentialen im Mitarbeiter-Portfolio kommen. Unsere Aufgabe lautet in diesen Fällen, Ableitung notwendiger Maßnahmen im Mitarbeiter-Portfolio zur Sicherung der Unternehmensziele.

Lösung

Mitarbeiterportfolioanalyse mit Hilfe der Simulationssoftware HCScore³

Umsetzung

Bei der Mitarbeiter-Portfolioanalyse handelt es sich um eine softwaregestützte Analyse und Simulation von Belegschaftsdaten mit Hilfe validierte Indizes und Faktoren zur Abschätzung aktueller und zukünftiger Risiken. Hierbei sind Analysen und Simulationen zu Standorten, Bereichen, Kostenstellen, Jobclustern etc. einfach umsetzbar und untereinander vergleichbar. Simulationen berücksichtigen unternehmensspezifische Vorgaben, sind also in der Lage Schrumpfungs-, Stagnation- oder Wachstumsprozesse für jede einzelne Sicht (Standort, Bereich, KSt, jobcluster …) zu berechnen. Abgerundet wird die Mitarbeiterportfolio-Analyse durch eine Umfeldanalyse des regionalen Arbeitsmarktes, der regionalen Bevölkerungsentwicklung sowie einem Benchmark zu Unternehmen desselben Wirtschaftszweiges.

Ergebnis

• Erkennen und Senken von Fluktuationsrisiken
• Identifikation und Vermeidung von Risiken bei Veränderungsprozessen
• Identifikation und Vermeidung von Risiken durch Wissensverlust
• Erkennen von Karriereengpässen – Aufbau alternativer Karrierepfade
• Valide Kennzahlen zur Nachfolgeplanung inkl. Bewertung der Umfeldrisiken
• internes Benchmark mittels Kennzahlenvergleiche
• externes Benchmark mit Wirtschaftszweig

Tool

HCScore³ eine in 2012 im Rahmen der IT-Mittelstandsinitative prämierte Softwarelösung

Stimmen

Medizinische Hochschule Hannover – Peter Burzlaff
Abteilung Personalentwicklung, Arbeitsgruppe: „Zahlen-Daten-Fakten“
„Wir waren „Lead User Partner“ bei der Umsetzung, der von Herrn Kiel entwickelten Software HCScore³, einer Software zu Analyse und Simulation von Risiken im Mitarbeiterportfolio. Herr Kiel verfügt über umfassende wissenschaftliche Kompetenz, darüber hinaus über jahrelange praktische Erfahrung im Umgang mit großen Datenmengen und der Entwicklung der erfolgskritischen Kennzahlen.“